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L'Agence Culturelle d'Alsace a choisi Sage FRP 1000

"Avec Sage FRP 1000, tout est lié et les états s’affichent automatiquement [..] c’est très simple avec la comptabilité analytique du nouveau système"

Anny Vautrinot, Chef Comptable en charge des ressources humaines

  • Localisation : Alsace (France)
  • Problématique : Gérer de façon optimale la comptabilité, mieux suivre le budget et les engagements sur chaque projet initié
  • Solution Sage : Sage FRP 1000
  • 34 collaborateurs
  • Partenaire : ADW Concept et Gestion

L'Agence Culturelle d'Alsace a choisi Sage pour un suivi individuel des projets avec Sage FRP 1000

Créée en 1976, l’Agence culturelle d’Alsace est une association à but non lucratif régie par les articles 21 et suivants du code civil local. Ses commanditaires sont la Région Alsace, les Départements du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, le Ministère de la Culture et de la Communication par le biais de la DRAC Alsace. Au carrefour des politiques publiques territoriales (régionales et départementales), l’Agence investit les champs du spectacle vivant, du cinéma et des arts plastiques contemporains, en accompagnant les acteurs culturels, artistiques et institutionnels dans l’élaboration et la mise en oeuvre de leurs projets. Basée à Sélestat, l’Agence culturelle d’Alsace emploie 34 permanents auxquels il faut ajouter ponctuellement des formateurs, des chargés d’accueil et des intermittents du spectacle. Ses ressources proviennent pour l’essentiel de subventions publiques, mais aussi de prestations de services type formation ou location de matériel. En 2013, l’Agence a géré un budget global de 3 millions d’euros. Pour gérer sa comptabilité et mieux suivre le budget et les engagements sur chaque projet initié, l’Agence a choisi Sage FRP 1000.

Entretien avec Anny Vautrinot, Chef Comptable en charge des ressources humaines.

Gagner en autonomie avec une solution financière plus performante

“ La solution comptable que nous utilisions jusqu’en 2012 ne répondait plus à nos nouveaux besoins, explique Anny Vautrinot. L’Agence culturelle d’Alsace est organisée en six pôles, chacun d’entre eux dirigé par un responsable. Ceux-ci sont en charge des projets qu’ils initient et qu’ils suivent de bout en bout, y compris sur le plan budgétaire. Ils sont constamment amenés à suivre leurs budgets afin de réagir et éviter tout dépassement. Notre ancien système ne permettait pas cette lecture, il était nécessaire de sortir des états régulièrement, de procéder à des contrôles, des pointages. Nous avions besoin d’une solution comptable plus ouverte et plus performante, qui permette à nos responsables de pôles d’être plus autonomes. ”

Sage FRP 1000 : le choix de la simplicité

RSM DBA, un cabinet de conseil parisien, est consulté pour élaborer un cahier des charges et trouver la solution la mieux adaptée.

“ Nous nous sommes rapidement orientés vers Sage FRP 1000. Ce produit répondait à nos besoins fonctionnels et il possède un atout qui a été décisif pour nous : il est simple et convivial. Nous voulions qu’il puisse être pris en main facilement par des non-comptables et c’est vraiment le cas. ”ADW, partenaire intégrateur Sage basé en Alsace, prend en charge le dossier et démarre le paramétrage et la récupération des données en septembre 2012. “ La comptabilité générale était opérationnelle au 1er janvier 2013, comme prévu. Le reste des fonctions a suivi, en février et mars, et jusqu’en septembre pour du paramétrage spécifique. Nous sommes très bien accompagnés par les consultants d’ADW, qui sont très réactifs avec des propositions toujours pertinentes. Sage FRP 1000 est utilisé par 10 personnes dont les six responsables de pôle. Ils ont été formés par ADW et sont maintenant capables d’enregistrer leur propre budget et de l’affecter à une section analytique. Ils apprécient le changement. Pour les engagements, nous utilisons le mode client Microsoft Outlook : les assistantes saisissent les bons de commande via Outlook, qui sont ensuite intégrés automatiquement dans le module budgétaire de Sage FRP 1000 puis transmis aux responsables qui les valident et les affectent au projet concerné. Nous travaillons maintenant tous en réseau pour la comptabilité budgétaire et la gestion des engagements.”

La gestion des engagements : une véritable valeur ajoutée

La mise en place de Sage FRP 1000 a permis d’optimiser de nombreuses tâches.

“ Nos responsables de pôle peuvent maintenant consulter quand ils le souhaitent, leurs budgets et les engagements en cours. A chaque projet culturel porté par l’Agence, correspond un budget. Les dépenses liées à ce budget commencent souvent très en amont de la réalisation proprement dite du projet et sont très étalées dans le temps ; en outre, bien sûr, aucun dépassement n’est possible. Grâce à Sage FRP 1000, les responsables de pôle maîtrisent ce qu’ils ont déjà engagés puis dépensés. Ils peuvent faire les ajustements nécessaires s’il y a des écarts. Ils ont gagné en autonomie dans le pilotage de leur activité et sont plus responsabilisés. La gestion des engagements, que nous n’avions pas du tout auparavant, nous apporte une véritable valeur ajoutée ! ”

Des gains de temps appréciables grâce à l’intégration des données

De son côté, Anny Vautrinot a elle aussi gagné du temps.

“ Auparavant, une réunion mensuelle avec les responsables de pôle était nécessaire afin de faire un point sur leurs projets. Ces réunions n’ont plus lieu d’être aujourd’hui. Ces conférences budgétaires sont beaucoup plus rapides qu’antérieurement puisque tout peut être préparé en amont. Comme il n’y avait pas de lien entre la comptabilité générale, la gestion du budget et des engagements, nous devions faire de nombreuses ressaisies. Avec Sage FRP 1000, tout est lié et les états s’affichent automatiquement. Nous sommes subventionnés par des pouvoirs publics pour ces projets précis, et nous devons justifier l’emploi de ces subventions : c’est très simple avec la comptabilité analytique du nouveau système. ”

 

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